Tout employeur, quels que soient son effectif et son activité, est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et de documents obligatoires.

L’essentiel

1. Registre unique du personnel

Il s’agit d’un document obligatoire tenu au siège des établissements où se trouve l’employeur ou son délégataire, quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Il peut être établi sur un support papier ou dématérialisé.
Les informations du registre doivent être conservées 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’entreprise.

Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Le registre contient :

• les mentions obligatoires relatives aux salariés : identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ; carrière (emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise) ; type de contrat (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, CDD, travail à temps partiel, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire…) ;
• pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
• pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.

À noter :
En cas de détachement en France d’un salarié par une entreprise étrangère, l’entreprise d’accueil doit annexer au registre la déclaration préalable de détachement effectuée auprès de l’inspecteur du travail par l’entreprise étrangère.

Sanction :
Contravention de 4ème classe (750 €) appliquée autant de fois que de salariés concernés

2. Registre spécial du CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés

Ce registre regroupe les notes des membres du CSE adressées à l’employeur et les réponses de ce dernier.

Ce registre est mis à disposition des salariés pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail ; il est mis à disposition de l’inspecteur du travail et des représentants du personnel.

Sanction :
délit d’entrave à l’exercice régulier des fonctions des représentants du personnel passible d’une amende de 7 500 €.

3. Document unique sur l’évaluation des risques

Ce document obligatoire est établi par écrit, quelle que soit la taille de l’entreprise et même en l’absence de risque particulier.
Il contient :

• les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés ;
• un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l’entreprise ou de l’établissement ;
• une évaluation des risques tenant compte de l’impact différencié de l’exposition au risque en fonction du sexe ;
• les données collectives utiles à l’évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques professionnels de nature à faciliter l’établissement des fiches individuelles de prévention des expositions ;
• la proportion de salariés exposés aux facteurs de risques professionnels au-delà des seuils, actualisée en tant que de besoin lors de la mise à jour du document.

Le document est mis à jour au moins une fois par an et à chaque aménagement important modifiant les conditions d’hygiène, de sécurité, les conditions de travail ou lorsque est recueillie une information supplémentaire (nouvelles techniques, nouvelles règles de sécurité…).

Le document est tenu à disposition de l’inspecteur du travail, du médecin du travail, du CSE, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur santé.

Sanction :
contravention de 5ème classe (1 500€)
possibilité pour les salariés d’obtenir des dommages-intérêts

4. Registre des accidents du travail bénins

La CRAM peut autoriser un employeur à remplacer la déclaration des accidents du travail n’entraînant ni arrêt de travail ni soins médicaux par une inscription sur un registre : système facultatif et sur autorisation de la CRAM.

Cette demande est conditionnée à la présence dans l’établissement d’un personnel médical ou paramédical, à l’existence d’un poste de secours d’urgence et au respect des obligations en matière de CSE.

La déclaration doit être effectuée dans les 48 heures de l’accident et doit être contresignée par la victime comportant le nom de la victime, la date, le lieu et les circonstances de l’accident ainsi que la nature et le siège des lésions.

Le registre est tenu à la disposition des agents de contrôle des caisses, de l’inspecteur du travail et du CSE.

Sanctions :
contravention de 4ème classe (750€)
demande de remboursement à l’employeur des dépenses effectuées par la caisse à l’occasion de l’accident
demande en réparation par la victime du préjudice pouvant résulter d’un défaut de déclaration

5. Registre des contrôles en matière de santé et de sécurité

L’employeur est dans l’obligation de conserver les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail ainsi que les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.

Ces informations peuvent être tenues dans un registre unique lorsque cette mesure est de nature à faciliter la conservation et la consultation de ces informations.

Ces documents sont communiqués aux membres du CSE, au médecin du travail et, le cas échéant, aux représentants de l’organisme professionnel d’hygiène et de sécurité du secteur (OPPBTP dans le Bâtiment)

Sanction :
Contravention de 4ème classe (750 €) appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

6. Registre des lieux et chantiers temporaires

Ce registre établit la liste des chantiers et autres lieux de travail temporaire (sauf pour les entreprises agricoles).
Il est tenu au siège de l’établissement.

Sanction :
Contravention de 4ème classe (750 €) appliquée autant de fois que de salariés concernés

7. Registre des exercices et essais incendie

L’employeur doit tenir un registre pour les exercices et essais périodiques du matériel et des exercices pour lutter contre les incendies.

Dans les établissements où peuvent se trouver occupées ou réunies habituellement plus de 50 personnes, ainsi que ceux, quelle que soit leur importance, où sont manipulées et mises en œuvre des matières inflammables, une consigne doit indiquer le matériel d’extinction et de secours qui se trouve dans le local ou ses abords et le personnel chargé de mettre ce matériel en action.

Ces exercices et essais périodiques doivent avoir lieu au moins tous les 6 mois.

Un registre doit être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail, dans lequel figurent leur date et les observations auxquelles ils peuvent avoir donné lieu.

8. Registre de repos hebdomadaire

Ce registre doit être tenu quand le repos n’est pas donné collectivement pendant la journée entière du dimanche ou sous l’une des autres formes prévues par la loi.

• le nom des salariés soumis à un régime particulier de repos et indiquer ce régime ;
• le jour (ou fractions de journées) choisi pour le repos.

Ce registre doit être tenu constamment à jour et peut être remplacé par des tableaux affichés auprès des horaires de travail.

Il est tenu à la disposition des agents chargés du contrôle et communiqué aux salariés qui en font la demande.

Sanction :
Contravention de 5ème classe (1 500 €) appliquée autant de fois que de salariés concernés.

9. Registre des équipes de travail par relais, roulement, équipes successives

Dans les cas d’organisation du travail par relais, roulement, équipes successives, l’employeur doit afficher la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire.

Cet affichage peut être remplacé par un registre mis à jour et tenu à la disposition de l’inspecteur du travail et des membres du comité social et économique.

10. Registre des pourboires dans les HCR

Dans certains établissements, un salarié en contact avec la clientèle peut percevoir un pourboire. Quand ils sont centralisés par l’employeur, ce dernier doit les répartir entre les salariés en contact avec la clientèle. Il est tenu de justifier de l’encaissement et de la remise à son personnel de l’intégralité de ces sommes.

Les modes de justification à la charge de l’employeur sont déterminés par les conventions collectives ou à défaut, par des décrets.
Deux règlements d’administration publique sont intervenus, dans le département du Var et de la Seine (Paris et ancien département de la Seine). Ils imposent à l’employeur de mentionner dans un registre spécial de répartition des pourboires chaque jour, le montant des notes et le pourcentage reçu pour le service en précisant le numéro de la table ou de la chambre occupée par le client.

Ce registre est tenu dans l’établissement, les représentants du personnel peuvent le contrôler chaque jour et, en tout cas, au moins une fois par mois.

Sanction :
Le non-respect de ces dispositions rend l’employeur passible d’une contravention de 3ème classe (450 €).

11.   Registre des agents artistiques

Les agents artistiques doivent tenir un registre comportant des informations concernant leur activité de placement : nom et prénom du candidat, acte de naissance, extrait de casier judiciaire, CV indiquant sa profession au jour de la demande, note sur les conditions dans lesquelles l’agence exercera son activité avec son téléphone et adresse, liste des collaborateurs permanents et personnes habilités à représenter l’agence pour tout ou partie de ses activités, etc.

Le registre est mis à disposition de l’inspecteur du travail, des officiers de police judiciaire et des inspecteurs ou contrôleurs Urssaf.

Sanction :
Contravention de 5ème classe (1 500 €)

12. Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Les employeurs ont l’obligation de tenir sous leur responsabilité un registre consignant les alertes en matière de santé publique et d’environnement.
Les pages du registre doivent être numérotées.

Le registre est à la disposition des membres du comité économique et social.

Le conseil du cabinet

Les registres obligatoires sont nombreux et dépendent de l’activité de l’entreprise

Le cabinet peut vous accompagner pour identifier vos obligations.

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